Neat Board

Lựa chọn công nghệ cho phòng họp trực tuyến, tại chỗ, kết hợp.

Công nghệ cho phòng họp doanh nghiệp yêu cầu những thiết bị và điều kiện cụ thể để đảm bảo bạn được nghe thấy, nhìn thấy và tương tác hiệu quả nhất.

Dù bạn họp ở nhà, trong phòng hội nghị, hay lại không gian làm việc cá nhân, bài viết sau đây sẽ giúp bạn chuẩn bị những công nghệ và thiết bị cần thiết cho mọi phương thức họp.

Họp online, họp tại chỗ, họp kết hợp đòi hỏi những công nghệ khác nhau

Công nghệ và thiết bị họp sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng phương thức họp : trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp.

Họp tại chỗ là đơn giản nhất. Thiết bị được sử dụng thường là các công cụ cộng tác, chẳng hạn như bảng trắng. Máy chiếu và màn hình, giúp người tham gia cuộc họp dễ dàng chia sẻ bài thuyết trình và nội dung khác. Như vậy là đủ để mọi người ở cùng một phòng có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau rõ ràng.

Đối với cuộc họp online và họp kết hợp (tại chỗ và trực tuyến), cần thêm công nghệ phòng họp để đảm bảo mọi người đều có thể nghe và nhìn thấy nhau. Cũng như có thể chia sẻ nội dung, bất kể đang ở đâu về mặt địa lý. Tính năng chia sẻ màn hình thông qua nền tảng cuộc họp video rất cần thiết.

Chất lượng âm thanh cũng rất quan trọng trong họp online và họp kết hợp, giúp đảm bảo mọi người đều được lắng nghe, ngay cả khi có người khác nói át họ. Camera cần quay từng người tham gia (không chỉ người đang nói) giúp mang lại cảm giác giống như họp trực tiếp.

Nhiều công ty đã thiết lập không gian phù hợp với mọi loại cuộc họp. Bằng cách này, phòng có sẵn tất cả công nghệ để sử dụng cho mọi phương thức họp khi cần.

công nghệ cho phòng họp sử dụng poly trio

Những thiết bị và công nghệ phòng họp cần thiết cho 3 phương thức họp

Công nghệ và thiết bị cho phòng họp tại chỗ

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong mọi phương thức họp (kể cả họp tại chỗ), sau đây là những ý tưởng giúp bạn nâng cao chất lượng phòng họp tại chỗ (họp trực tiếp).

1. Phân tích phòng họp

Các dữ liệu thu thập được trong phòng họp có thể giúp bạn cải thiện không gian họp để hỗ trợ nhu cầu của người tham dự tốt hơn.

Ngoài ra, còn cần quan tâm đến sức khỏe và sự an toàn của người tham dự. Những yếu tố như chất lượng không khí hay độ ẩm có thể ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên, hay thậm chí là sức khỏe của họ.

Bạn có thể thấy xu hướng số lượt nghỉ ốm tăng sau một cuộc họp đông người. Thực hiện các cải tiến dựa trên dữ liệu có thể giúp giảm số ngày nghỉ ốm và cho phép người tham gia nhận được nhiều hơn từ mỗi cuộc họp.

Neat Sense
Neat Sense là công nghệ cảm biến phân tích chất lượng phòng họp

2. Bảng cộng tác

Nên có một bảng cộng tác trong mỗi phòng họp để giúp mọi người theo dõi cuộc họp dễ dàng hơn. Một bảng trắng điện tử (whiteboard) lớn giúp mỗi người đều có thể đóng góp vào cuộc họp mà không cần chia sẻ văn bản, kích hoạt quyền truy cập và mở hàng trăm cửa sổ máy tính cùng một lúc.

zoom whiteboard họp neat board
Sử dụng Neat Board làm whiteboard cho phòng họp

Bảng trắng không dây giúp tăng cường khả năng sáng tạo cuộc họp với màn hình cảm ứng đa điểm. Bạn có thể chia sẻ nội dung không dây hoặc sử dụng tính năng chú thích và bản trắng tích hợp sẵn. Bạn có thể treo bảng trên tường phòng họp nếu muốn cố định, hoặc để bảng lên một giá đỡ có bánh xe để di chuyển.

Công nghệ và thiết bị cho phòng họp online

Để họp online, ngoài phần mềm họp trực tuyến, bạn còn cần nhiều yếu tố khác. Như là màn hình, micro, loa và camera.

1. Phần mềm họp trực tuyến

Cuộc họp online cần sử dụng một phần mềm họp trực tuyến. Những cái tên nổi tiếng hiện nay là Zoom hay Microsoft Team, có mọi tính năng cần thiết như lên lịch họp, cho đến mời người tham gia, và ghi lại cuộc họp.

Ứng dụng phần mềm Zoom
Phần mềm họp Zoom

>> Cho thuê Phần mềm họp trực tuyến Zoom giá tốt, linh hoạt 

2. Camera họp trực tuyến

Chọn một webcam có độ phân giải cao cung cấp hình ảnh sắc nét, giúp dễ dàng nhìn thấy biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của mỗi người tham gia, dẫn đến trò chuyện tự nhiên và thoải mái hơn. Một số webcam cũng bao gồm auto-tracking để giữ người đó luôn trong khung hình bất cứ lúc nào, kể cả khi họ đứng dậy hoặc di chuyển quanh phòng họp.

Một số webcam dành cho họp online

3. Loa họp trực tuyến

Loa họp trực tuyến tốt cho âm thanh rõ ràng. Loa đóng vai trò loại bỏ tiếng vang, tạp âm quanh phòng. Tùy thuộc vào quy mô không gian họp, bạn có thể cần nhiều hơn một loa.

4. Micro dành cho phòng họp

Lý tưởng nhất là bạn sẽ chọn một micrô tự động lọc tiếng ồn, tạp âm mà vẫn thu rõ ràng tiếng người nói. Điều này giúp lọc âm thanh khi 2 người cùng nói chồng lên nhau, đảm bảo bạn có thể nghe thấy cả hai mà âm thanh không bị bóp nghẹt hoặc lộn xộn.

Nếu bạn có nhân viên làm việc tại nhà hoặc đi du lịch, một giải pháp nhỏ gọn sẽ giúp họ sẵn sàng họp dù ở bất kì đâu. Các thiết bị all-in-one giúp tiết kiệm không gian, cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác. Bạn không cần một không gian dành riêng rộng rãi cho các cuộc họp ảo trực tiếp, giúp giảm nhu cầu và chi phí công nghệ của bạn. Bạn nhận được mọi thứ mình cần trong một gói gọn gàng và ngăn nắp, đảm bảo tất cả các thành phần của bạn hoạt động hoàn hảo cùng nhau.

Thay vì sử dụng loa và micro riêng rẽ, các nhà sản xuất thiết bị họp hiện nay thường tích hợp loa và micro trên 1 thiết bị. Sau đây là một số loa hội nghị tích hợp micro đa hướng chúng tôi khuyên dùng:

Công nghệ và thiết bị phòng họp cho: Họp kết hợp.

Các cuộc họp kết hợp tối ưu nhất của cả 2 nhu cầu họp tại chỗ và họp từ xa. Có thể nói rằng, việc thiết lập công nghệ và thiết bị cho kiểu phòng họp này là phức tạp nhất.

Một cuộc khảo sát gần đây của McKinsey cho thấy 90% tổ chức sẽ áp dụng kết hợp giữa làm việc từ xa và tại chỗ. Điều quan trọng hơn hết là các công ty đầu tư vào thiết bị cần thiết cho các cuộc họp kết hợp.

Hãy cùng xem xét một số điểm cần cân nhắc đối với thiết bị tổ chức cuộc họp kết hợp:

1. Công nghệ không dây

Khả năng không dây giúp bạn tạo phòng họp theo yêu cầu. Việc không cần dây nối giúp giảm thiểu khắc phục sự cố và nguy cơ về tương thích. Cuộc họp sẽ bắt đầu nhanh hơn và sử dụng tốt hơn thời gian của mọi người.

2. Bảng điều khiển trung tâm

Một bảng điều khiển cho phép bạn quản lý cuộc họp từ một chỗ. Những tính năng bao gồm họp 1-chạm, lên lịch phòng họp, chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp và tắt âm người tham gia.

bảng điều khiển zoom room
Bảng điều khiển zoom room

3. Kết hợp công nghệ họp trực tuyến và họp tại chỗ

Việc kết hợp những thiết bị kể trên – màn hình, micro, camera, bảng điều khiển và loa – hỗ trợ mọi phương thức họp. Phòng họp sẽ có dùng để họp online, họp kết hợp và họp tại chỗ – mà không cần thiết lập lại thiết bị mỗi lần.

Neat là hãng hội nghị truyền hình Na Uy chuyên sản xuất những thiết bị họp all-in-one cho phòng họp. Các sản phẩm của Neat được thiết kế cho họp kết hợp. Với những tính năng như tăng cường chất lượng âm thanh và video. Camera tập trung đồng thời và bình đẳng vào mọi người tham gia. Cho dù họ ở trong cùng một phòng hay ở văn phòng tại nhà. Những công nghệ tích hợp như Neat Boundary giúp loại bỏ những âm thanh gây xao nhãng, như tiếng thú cưng hay tiếng mở cửa.

>>> Tìm hiểu: Neat – giải pháp hội nghị truyền hình mới

Các thiết bị hội nghị truyền hình All-in-one của Neat

Chuẩn bị cho những tiến bộ công nghệ trong tương lai

Với tốc độ phát triển công nghệ hiện nay, hãy nghĩ về những công nghê cho phép phòng họp của bạn đáp ứng những nhu cầu tương lai. Cách chúng ta gặp gỡ và kết nối thay đổi theo thời gian, và công nghệ chúng ta sử dụng cho sự nâng cấp này cần phải được cải thiện.

Neat Center là một trong những thiết bị họp đột phá. Xây dựng trên công nghệ flagship của Neat là Neat Symmestry, Neat Center cho phép người tham dự từ xa một góc nhìn 360 để ở trong trung tâm của cuộc hội thoại. Họ sẽ cảm thấy là một phần của cuộc họp, cả khi những người họp tại phòng đang quay qua nói chuyện với nhau, quay mặt khỏi camera.

Tìm hiểu Neat Center – Thiết bị họp được mong chờ nhất 2023 

Kết Luận

Mỗi nhu cầu họp đòi hỏi những công nghệ phòng hop khác nhau. Lựa chọn những công nghệ đáp ứng mọi nhu cầu giúp doanh nghiệp tối ưu chi hiệu quả họp.

Nam Long Telecom là nhà cung cấp giải pháp họp trực tuyến, hội nghị truyền hình hàng đầu thị trường. Sẽ mang lại cho bạn những giải pháp hiệu quả và tối ưu chi phí nhất.

  • Hotline: 0903 05 88 77 (Mr. Cường).
  • Email: cuong.truong@namlongtelecom.vn